Nama : Sintia Agustin
Kelas : 2DF02
Npm : 57216065
TUGAS 3 (KOMUNIKASI BISNIS)
RAPAT
mengemukakan pendapat saat rapat
1. Memikirkan Terlebih Dahulu Pendapat Yang Akan di Sampaikan
Memikirkan terlebih dahulu mengenai pendapat yang akan disampaikan di muka umum adalah sesuatu yang penting. Terkadang dalam menyampaikan pendapatnya, manusia tidak memikirkan terlebih dahulu dampak yang mungkin ditimbulkan dari pendapat yang dilontarkan. Bisa saja, pendapat yang dilontarkan justru akan merugikan diri sendiri maupun orang lain. Oleh karena itu, sebelum pendapat dilontarkan, perlu dilakukan kajian dan analisis yang mendalam untuk meminimalisir terjadinya pengertian konflik menurut para ahli.
2. Didasarkan Pada Akal Sehat
Cara mengemukakan pendapat perlu didasarkan pada akal sehat agar orang lain dapat menerima informasi yang terkandung di dalam pendapat dengan baik. Didasarkan pada akal sehat tentunya berlandaskan kepada fakta-fakta empiris dan tidak berkesan mengada-ada. Oleh karena itu, penting bagi masyarakat untuk memperlajari teori atau fakta-fakta yang berkaitan dengan pendapatnya agar pendapat yang disampaikan menjadi kuat secara teori dan fakta. Sedapat mungkin, akal sehat yang menjadi dasar dalam menyampaikan pendapat tetap berpegang teguh pada Pancasila sebagai filsafat. Tujuannya, selain didasarkan pada teori maupun fakta, pendapat yang disampaikan juga berlandaskan pada filsafat terkandung dalam Pancasila.
3. Mengutamakan Kepentingan Umum
Dalam suatu forum yang terdapat di lingkungan masyarakat, demokrasi harus ditegakkan secara menyeluruh khususnya dalam proses penyampaian pendapat. Pendapat yang disampaikan di dalam forum haruslah mengutamakan kepentingan umum, bukan kepentingan pribadi atau kelompok tertentu. Hal ini dimaksudkan agar masyarakat dapat merasakanmanfaat kehidupan demokrasi dalam kehidupan bermasyarakat dan kebijakan yang ditujukan pada kepentingan umum dapat terlaksana dengan baik. Oleh karena itu, setiap masyarakat yang terlibat dalam penyampaian pendapat dalam forum sebaiknya menahan diri untuk demi kepentingan bersama.
4. Menyampaikan Dengan Sopan
Pendapat yang akan disampaikan harus disertai dengan rasa sopan. Seseorang tidak dianjurkan untuk menyampaikan pendapat dengan cara yang tidak dikehendaki agar tidak memperkeruh suasana di dalam forum tersebut. Penyampaian pendapat harus dilakukan dengan sopan dan disertai dengan kepala dingin agar tidak menjadi konflik sosial dalam masyarakat khususnya yang terlibat di dalam forum.
5. Tidak Menyinggung
Sedapat mungkin pendapat yang disampikan tidak menyinggung suku, agama, ras maupun antar golongan tertentu. Penyinggungan terhadap sangat tidak dianjurkan karena dapat menjadi salah satu faktor penyebab konflik sosial di dalam masyarakat. Walaupun pada saat menyampaikan pendapat tidak sengaja disinggung, orang yang menyampaikan pendapat tersebut harus dapat mempertanggungg jawabkan pendapatnya karena pembahasan terhadap adalah bahasan yang sensitif di kalangan masyarakat di Indonesia.
6. Tidak Memaksakan Pendapat
Sebagai masyarakat yang memegang teguh asas-asas demokrasi Pancasila yang bersumber pada sila Pancasila, pemaksaan pendapat di dalam suatu forum sedapat mungkin dihindari. Pemaksaan pendapat yang terjadi di dalam suatu forum masyarakat dapat membuat situasi menjadi keruh dan tidak terkendali. Bahkan, bisa saja pemaksaan pendapat ini menimbulkan kekerasan secara verbal maupun fisik yang dapat berujung pada tindak pidana. Sekali lagi, perlu adanya pikiran yang jernih dan kesabaran yang tinggi dalam menyampaikan pendapat di muka umum agar hal-hal yang tidak diinginkan tidak terjadi.
7. Tidak Memotong Pembicaraan
Walaupun kebebasan atau kemerdekaan berpendapat dijamin oleh undang-undang, seseorang tidak bisa begitu saja memotong pembicaraan yang sedang berlangsung untuk menyampaikan pendapatnya. Sebaiknya, seseorang tersebut menunggu terlebih dahulu sampai proses pembicaraan selesai, barulah pendapatnya disampaikan. Di dalam masyarakat Indonesia, memotong pembicaraan yang sedang berlangsung adalah perbuatan yang tidak sopan dan melanggar norma-norma dalam masyarakat.
8. Menerima Usulan atau Kritik
Dalam proses demokrasi, usul atau kritik merupakan hal cara mengemukakan pendapat yang sering dilontarkan oleh orang lain kepada kita maupun kepada kelompok lain. Usul dan kritik yang dilontarkan bisa saja bertentangan dengan apa yang ada di dalam pikiran atau nurani kita. Namun, sebagai masyarakat yang mengimpelementasikan nilai-nilai Pancasila dalam kehidupan sehari-hari, usul atau kritik yang ditujuakan kepada kita sebaiknya diterima dengan lapang dada. Usul maupun kritikan yang kita terima dapat dijadikan sebagai bahan merefleksikan diri untuk menjadikan hidup lebih baik dan bermakna di dalam kehidupan bermasyarakat.
9. Berlapang Dada Jika Pendapatnya di Tolak
Ditolaknya pendapat dalam suatu forum merupakan hal yang wajar. Peserta forum tentunya mempunyai pertimbangan khusus yang menjadi alasan mengapa pendapat tersebut ditolak. Sebagai masyarakat yang meyakini Pancasila sebagai kepribadian bangsa Indonesia yang tercermin dalam diri, pendapat yang ditolak sebaiknya diterima dengan lapang dada dan tidak berkecil hati. Mungkin saja penolakan terhadap pendapat yang disampaikan kurang atau tidak mewakili kepentingan orang banyak.
10. Melaksanakan Keputusaan Bersama Sekalipun Bukan Pendapatnya
Dalam proses demokrasi, musyarawah merupakan salah satu cara untuk memutuskan suatu tindakan atau kebijakan yang ditujukan untuk orang banyak. Jika dijalankan dengan baik, maka manfaat musyarawarah dalam kehidupan sehari-hari dapat dirasakan oleh semua angora forum. Oleh karena itu, setiap anggota forum harus dapat menghargai apa yang menjadi keputusan bersama sekalipun keputusan yang dihasilkan bukan merupakan pendapatnya.
bagaimana memimpin dalam rapat
cara memimpin rapat yang baik dan efektif seperti ini:
1. Umumkan Jadwal Rapat
Umumkan kepada semua peserta rapat bahwa Anda akan mengadakan rapat untuk membahas suatu persoalan, minimal seminggu sebelumnya. Dengan demikian semua peserta dapat melakukan persiapan dengan maksimal.
2. Biasakan Untuk Terorganisir dan Dapat “Bergerak” Cepat
Buat agenda rapat beserta dengan seluruh bahasan yang akan dibicarakan. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.
Rapat yang molor lebih dari satu jam tidak akan berlangsung efektif karena peserta rapat sudah harus mengerjakan tugas dan kepentingan lainnya.
3. Serius
Jika memang ada persoalan penting yang harus didiskusikan maka jangan mencari-cari alasan untuk segera menyudahi rapat. Jangan hanya karena Anda tidak percaya diri atau ingin cepat-cepat pulang Anda malah mempersingkat rapat yang belum selesai.
4. Percaya Diri
Ucapkan terima kasih kepada semua peserta rapat yang datang, sampaikan berapa lama rapat akan berlangsung dan apa saja tujuan rapat. Mulai rapat dengan percaya diri saat menyampaikan salam.
5. Produktif
Tidak hanya Anda sebagai pemimpin, pastikan Anda meminta kepada seluruh peserta rapat untuk produktif selama rapat berjalan. Minta pendapat dari peserta rapat yang terlibat baik pro maupun kontra. Hal ini akan mendorong semua peserta menjadi lebih fokus dan rapat berujung pada hasil yang memuaskan.
6. Fokus
Sebagai pemimpin rapat, Anda berhak mendapat perhatian semua peserta. Jika ada orang-orang yang tidak fokus maka Anda berhak menegur dengan mengatakan, “Waktu kita terbatas, mari fokus bersama-sama.”
Kemudian, jika ada dua atau tiga peserta yang memerlukan waktu lebih banyak untuk membahas sesuatu yang belum tentu berhubungan dengan peserta rapat lain, maka sebaiknya dijadwalkan rapat selanjutnya.
7. Adil
Walaupun bersikap produktif adalah hal positif dalam rapat, peserta yang terlalu banyak bicara sehingga tak memberikan kesempatan orang lain untuk bicara bukan merupakan hal yang baik dalam rapat.
Minta kepada orang tersebut untuk secara pribadi menyampaikan pendapatnya langsung kepada Anda setelah rapat selesai. Pasalnya, sikap seperti itu tidak adil bagi peserta lain yang belum berkesempatan menyampaikan pendapat mereka.
8. Inklusif
Cara memimpin rapat yang baik selanjutnya adalah dengan memperhatikan dan melibatkan semua orang dalam percakapan, baik sebelum dan selama rapat berlangsung.
Jika ada peserta rapat yang tidak Anda kenal, maka perkenalkan terlebih dulu diri Anda dan tanyakan peran mereka di perusahaan ketika rapat dimulai.
9. Catat Semua Hal Penting
Tugaskan satu orang menjadi notulen rapat untuk mencatat semua hal penting yang telah dibicarakan selama rapat berlangsung.
10. Buat Kesimpulan
Buat satu kesimpulan besar atau keputusan akhir mengenai langkah selanjutnya yang harus dilakukan. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada semua orang atas waktu dan kontribusi mereka.
APA SAJA YANG HARUS DIPERSIAPKAN DALAM RAPAT
Adapun hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum memulai rapat adalah:
1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat.
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikan terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Susunan acara rapat tersebut harus sistematis.
2. Menentukan Peserta Rapat
Dari agenda rapat yang telah ditentukan maka dapat memastikan peserta rapat yang akan diundang. Setelah itu sekretaris mengkonsultasikan kembali kepada pimpinan rapat apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
3. Membuat Undangan Rapat
Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Waktu pengiriman undangan hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Undangan tersebut hendaknya dikirimkan satu minggu sebelum rapat dilaksanakan.
4. Membuat Daftar Hadir Rapat
Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti: konsumsi, kursi, serta sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
5. Mempersiapkan Bahan untuk Rapat
Bahan rapat yang perlu disiapkan berupa agenda rapat, notula/hasil rapat yang lalu, bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat.
6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat
Peralatan dan perlengkapan yang harus dipersiapkan antara lain whiteboard, spidol, penghapus, flip chart, LCD proyektor, sound system, map, block note serta bolpoinnya, laptop atau komputer.
7. Mempersipkan Ruang Rapat
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam ruang rapat sebagai berikut : cahaya yang diperlukan disesuaikan dengan kebutuhan luas ruangan, ventilasi udara yang sejuk agar ruangan tidak terlalu panas, pengaturan tempat duduk yang harus disesuaikan dengan jumlah peserta dan luas ruangan.
8. Akomodasi atau Penginapan
Bila rapat dilakukan lebih dari satu hari biasanya para peserta akan menginap pada suatu tempat, untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk penginapan.
9. Transportasi
Jika rapat tidak diadakan dalam kantor tentunya sekretaris harus mempersiapkan transportasi untuk peserta rapat.
10. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan selama rapat berlangsung.
3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah ditentukan.
11. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
12. Pengecekan Persiapan Rapat Terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H-1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut:
1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?
4. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?
5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
DAFTAR PUSTAKA
https://guruppkn.com/cara-mengemukakan-pendapat
https://www.karyaone.co.id/blog/cara-memimpin-rapat/
http://www.bacaanpopuler.com/2017/10/perencanaan-dan-persiapan-rapat.html
